内容証明を作成する際に陥りがちなミス

ご依頼いただく中には、さまざまな思いを何枚分も書いて送って来られる方がいます。

すべての内容を入れた内容証明を作ってほしいと。

あくまで例外はあるのですが、長い内容証明がいいと思うのは誤解です。

やはり内容証明は出来るだけ簡潔にして送りましょう。

個人で作成される場合はどうしても長くなりがちなので気をつけてください。

短くすべきである理由を2つあげておきます。

• 何がいいたいか相手に伝わらない。

やはり長いと何がいいたいのか伝わらなくなってしまいがちです。

専門家ですら長い内容証明の場合は無駄な分が多いです。（無駄と分かってしている場合もありますが、あまり感心しません。）

また、長い場合の多くは、思いついたままに気持ちを述べているだけの文章だったりします。

本人はよく分かるのでしょうが、相手にはそこまでの思い入れはありませんからなかなか伝わりません。

時系列にそって書くだとか、項目立てて書くだとかをすれば少しは改善可能なですがたかがしれています。

たとえ文章力によほどの自信がある場合でも、相手に読解力があるとは限りませんのでお勧めできません。

かなしいかな、なかなか人は言葉ではすべてを分かり合えません。

伝えなければならないことだけでもせめて伝わるように単刀直入に書くことをお勧めします。

例外的に長くなるものとしては、伝えることが多い場合です。

要求することを削る必要はないので。

• 相手が読まない。

内容証明を受ける側は送り手のことをよく思っていない人が多いです。

そのような人が送り手からの手紙が来た時に一字一句読飛ばさずにきちんと読んでくれることはまずありません。

読飛ばされます。

おおまかに請求額だとか理由だとかをざっくり読み取ろうとします。

そういった意味でも長く書くことは労力の無駄になります。

出来るだけ効果を上げる為には、無駄に長く書くことではなく、伝えることを単刀直入に伝えることです。

その上で伝えることを増やすことを考えるべきです。

出来事や感情等を書くのであれば予想される反論に再反論を加えておく方がいいです。

「簡にして要なり、約やかにして深し」が理想なのですが、内容証明のレベルでは後段は求められないのでせめて前段だけでもといったところでしょう。

蛇足ですが、専門的な書面についてもこのことの大意は通じますが、表面的には相手のレベルが変わるので少し変わってきます。

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この投稿自体を長くして矛盾させるということも考えたのですが中途半端な出来です。

仕事もいろいろと展開したい思いはあるのですが、最近増えてきた趣味のせいで中途半端です。

この雨で桜が散ることの無いことを祈りつつ。