内容証明を作成する時に気を付けておくべき20の事

何か問題が起きた時の解決に役立つのが内容証明。

内容証明を作成して送付するまでに気を付けておくべき事をできるだけ簡潔にまとめてみました。

そもそも論については今回は割愛します。

詳しくは郵便局の内容証明のページをご覧ください。

内容証明を送る前にとりあえず理解しておいてほしいのは、

1. 内容を郵便局が証明してくれるということ（作成面で関係）
2. 大げさな書面がいきますので、相手に心理的プレッシャーを加えることになるということ（内容面で関係）

といったところです。

そこで、２の心理的プレッシャーを加えるという観点から、ここでは電子内容証明サービス（e内容証明）ではなく、通常の内容証明を前提とします。

電子内容証明サービス（e内容証明）よりは、通常の内容証明を送付する方が、割印や印などで相手に対するプレッシャーが異なると思われるからです。（思ったよりききます）

字数・行数は1行20字以内、1枚26行以内で作成しなければなりません。

ただし、謄本を横書きで作成するときは、1行13字以内、1枚40行以内または1行26字以内、1枚20行以内で作成することができます。

wordなどで作成する場合は、ページレイアウトで原稿用紙の設定にし、文字数と行数をしていしてしまえばいいでしょう。

詳しくはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社のホームページの「文書の文字数と行数を設定する」をご覧ください。

記号は、1個を1字と換算されます。

「」。「」などと連続する場合は注意しましょう。

半角でも字数・行数の制限内であれば問題ないですが、とかく字数をオーバーする原因になってしまいます。

文章を書き終わったらすべて全角にしていまいましょう。

すべてを全角にしてしまう方法は、こちらを参考にしてください。（word2007）

文頭に。が来ることは禁止されている設定になっているのが普通です。

しかし、文末に。が来ることによって１行が２１字になってしまうと郵便局員の人が目ざとく見つけて「訂正してください」と言われてしまいます。

最悪やり直しです。

禁則処理の設定を変更して、何があっても改行されるようにしておきましょう。

wordでの禁則処理の変更の仕方はこちら。

ちなみに、気付かずに最終のところに。が来たおかげで２１字になった内容証明を作成した事が何度かあります。

見つかる場合もありますが、見つからない場合もあります（笑）。

見つかったら訂正をして出すかというとさすがにプロなのでそれはできません。

泣く泣く作りなおします。

窓口に出してから呼ばれるまでの間は何度やってもひやひやものです。

あまり早く呼ばれると大抵字数間違いだったりします。

呼び方はさておき、郵便局が保存するもの、自分が持つもの、相手が持つものとして三部必要になります。

ＰＣで作成する場合は三部印刷するだけです。

手書きの場合はコピーしてもかまいません。

最終ページの下の余白に郵便局が判子を押します。

最終行までびっちり記載していると判子が押せないと文句を言われる場合があります。

最近ではそれでも押してくれますが、以前は紙を足すと言われ、なんだか変な紙を糊づけしてのばしていました。

それを避けるためには、最終行で終わった場合、ページの余白設定を変更しましょう。

ページの余白設定の変更方法はこちらから。

よっぽどでない限り１枚で終わることは無いと思います。

その場合、自分の名前のところに印を押しますが、ページの間にも印を押します。

ページの間には郵便局も印を押します。

内容証明は相手に対して心理的プレッシャーを与えることを目的にしています。

あまり訂正だらけでは受け取った人も拍子抜けにならざるをえません。

相手に心理的プレッシャーを加える必要が無い内容であれば訂正だらけでもいいのかもしれませんが、マナーに反するように思います。

あまりに訂正が多いようでしたら面倒でしょうが作りなおしましょう。

例えば「次のメールアドレスに連絡をとるように○○＠○○.○○.○○」と書いても構いません。

下線が付いても付かなくても一字と換算されます。

内容に記載した文章とまったく同じでないといけません。

数字を漢数字に変えただけでも嫌な顔をされます（その時は通りましたが、実際どうなのでしょう・・・）。

間違いがあると、封筒か内容を訂正することになりますが、封筒の訂正は印が求められたりはしません。

内容を変えるとなると印が必要になったりして面倒です。

可能ならば封筒の記載を変更すればいいと思います。

内容を変えざるを得ないなら・・・もう一度作りましょう！

配達時期を明確にしたいという場合の内容証明でしたら配達証明を付けておくといいのかもしれません。

原則として依頼を受けたものは配達証明を付けています。

ただ、内容によっては不要なものもあるかと思います。

付けなくても相手に到達した事はわかります。

発送時にお客様お問い合わせ番号を知らせてもらえるので、それを追跡サービスに問い合わせると状況が確認できるからです。

郵便局によって差があります。

出す時間によっても差があります。

出す量によっても。（ただし、比例しません（笑））

運です。運。

当事務所は滋賀ですが、最短が京都の駅前中央で２枚程度の内容証明が５分。

最長は、場所は秘密にしますが、６枚を二通で１時間！（ちなみにそこは２枚でも３０分かかりました。）

幸運を祈ります（笑）。

重複してしまいましたが、配達証明を付けたとしても、配達証明はハガキで届きますから、到達した事は二日後くらいに分かります。

状況が気になる場合は、追跡サービスに問い合わせて状況を確認しましょう。

もしあるなら使いましょう。

当ページでも紹介していますので、ご利用ください。（一番下にリスト化しておきます。リクエストがありましたら作ります。）

ひな型と呼ばれるものは必要最小限のことが書かれている場合がほとんどです。

裁判の場合でしたらそれでいい場合もあるのですが、内容証明はそもそもの目的が違います。

相手をなだめすかして妥協点を探るためのものです。

ひな型を写して出すだけで目的を達せられる内容証明は少ないと思います。

きちんと文章を足して、言いたい事をいう文章にしましょう。

文章の最後に、「要求を了承していただかない場合は、法的措置をとらせていただきます。」というのは常套文句のような感じがします。

この程度にとどめておくべきでしょうね。

権利行使と恐喝という有名な論点はさておき、内容証明の目的は裁判にまで行かずに柔軟な解決を図るというところにあります。

そのためには脅し過ぎても意味が無いのは明らかでしょう。

何度も繰り返しになってしまいますが、内容証明の目的は裁判にまで行かずに柔軟な解決を図るというところにあります。

自分の権利主張だけしていればいいものでもありません。

押してダメなら引いてみろではありませんが、相手の思惑を推察しながら適切に対応した文章を書くようにしましょう。

内容証明を書くときに、「どういうことを言いたいですか？」と聞くと、ひたすら書きなぐってきてくれる方がいます。

もちろん、依頼を受けている場合は、それらをうまく組み立てて文章にしますから問題ないのですが、個人で作成される場合は気を付けてください。

ご自分の言いたい事をだらだらと書いてしまっては読むほうは何が何だか分からなくなってしまいます。

簡潔が望ましいのですが、どうしても出来ないのであれば論理構造を示したり、番号を振ったり、段落に題名を付けたりなどいろいろと工夫してみてください。

ラブレターと同じです。（って最近はあまり書かないらしいですね。）

思ったままに書きなぐっても、あまりいいものはできません。

書いてから１日置き、考える時間をおいてから出しましょう。

時間をおくことで冷静になれるという効果もあります。

もちろん時間的に急ぐものならのん気に構えていてはいけないですが。

文章を書く場合に第三者の意見を聞くことは大事です。

特に内容証明となると法律的な内容がどうしても入ってくるので、その点もきちんとした意見を言う事が出来る専門家に頼ってみてはいかがでしょうか。

頼れる専門家としては行政書士と弁護士がいます。

報酬の相場としては行政書士が１万から３万程度、弁護士が３万から１０万程度でしょうか。

注意していただきたいのは内容によって報酬が異なる場合があるということと、成功報酬といって後で別に請求される場合があるということです。

お金の問題は必ず先にきちんと説明してもらうようにしておきましょう。

どちらも個人個人が報酬を決めますので、絶対的な基準等はありません。

こちらのページで最寄りの専門家を探してもいいですし、タウンページやネット検索などでも探せると思います。

行政書士会のホームページ

弁護士会のホームページ

完全に訴訟を前提に争うのであれば最初から弁護士にご依頼されることをお勧めします。

そうでなければ、まずは行政書士に相談した上で、問題が複雑化した時に弁護士にというのも経済的かと思います。

一番大事なのは、その専門家と性格が合うかだとは思います。

いろいろな専門家がいますので、病気の時のようにセカンドオピニオンを求められるといいかもしれません。

さまざまなお悩みをお聞きしてきました。

その一端は個人情報に配慮した上で、相談事例のページでご紹介していこうとは思っています。

ただ、どの様な悩みでも一歩踏み出していこうとする場合には内容証明は非常に役に立つと思います。

もちろん内容証明でなくても手紙などでもかまいません。

とりあえずは意思を外部に表すということで一つすすむことがあります。

その様な場合をサポートできればと思いこのページを作成しました。

当事務所にご依頼いただければ全力でサポートいたしますが、そうでなくても適切な専門家の助力を得て、次の一歩を進み出されることをお祈りいたしております。

何かありましたら、お気軽にご相談ください！

TEL:0775354622（9:00～19:00）

メールはこちらのメールフォームからお願いします。（２４時間対応）

参考までに、各種内容証明のご紹介です。

• 敷金返金返還トラブルの内容証明文例
• クーリングオフの内容証明文例
• 養育費の請求の内容証明文例
• 商品の引渡しを求めるの内容証明文例
• 債務不履行による契約解除の内容証明文例
• 債権回収（貸金・売掛金）の内容証明文例
• 不倫の中止請求・慰謝料請求の内容証明文例
• 未払い賃金の請求の内容証明文例
• 不当解雇の内容証明文例
• 時効の主張の内容証明文例
• 債権譲渡の通知の内容証明文例
• ストーカー行為の中止を要求する内容証明文例
• ペットの騒音・悪臭に対して内容証明で意思表示
• いじめ問題

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